Sedang menjalankan sebuah project besar atau kecil dan bingung bagaimana cara project itu agar berjalan dengan lancar dan mencapai tujuan yang sesuai ? Maka disini diperlukan project management yang baik.
Secara sederhana, project management adalah sebuah upaya memimpin tim untuk menjalankan sebuah project agar mencapai tujuan dengan efisien dalam waktu dan anggaran yang sudah ditentukan. Oleh karena itu, agar sebuah project dapat berjalan dengan baik dan sesuai maka sangat dibutuhkan project management dalam menjalankanya.
Dalam artikel ini, Arkawan akan belajar lebih dalam mengenai project management dari pengertian, manfaat hingga metode yang biasa digunakan.
Daftar Isi
Apa Itu Project Management
Dilansir dari PMI (Project Management Institute) Mendefiniskan project management sebagai “penggunaan keahlian, ketrampilan, pengetahuan, alat hingga teknik tertentu yang memiliki nilai kepada seseorang”.
Dari penjelasan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa project management merupakan ilmu untuk mengatur proses berjalannya suatu project yang dibatasi oleh anggaran dan waktu tertentu.
Umumnya project management in dijalankan oleh seorang project manager, walaupun terdengar simpel, pada faktanya project management ini merupakan hal yang sangat kompleks karena harus berhubungan dengan setiap divisi yang bergabung dengan project.
“Lalu apa itu Project?”
Seperti yang sudah dijelaskan bahwa project management tidak akan lepas dengan yang namanya project, tapi sebenarnya apa itu yang dimaksud project ?
Secara sederhana project adalah tindakan atau kegiatan untuk menjalankan susuatu dalam suatu batas waktu tertentu.
Contoh yang paling dekat mungkin kamu sedang memperbaiki rumah, membuat blog atau membuat lagu.
Selain project dalam skala kecil, dalam dunia bisnis juga project merupakan hal yang biasa yang dilakukan.
Contoh project dalam dunia bisnis seperti product development, membuat campaign marketing, membuat bangunan, dan lainnya.
Dalam hal ini pastinya sebuah project akan berbeda antara setiap bisnis, sehingga seorang project manager sebaiknya menguasai mengenai project management yang akan dilakukannya.
Manfaat Project Management dan Kenapa Penting Bagi Perusahaan ?
Sekarang setelah kamu tahu mengerti pengertian project management, selanjutnya kamu akan belajar mengenai manfaat project management dan kenapa penting untuk perusahaan , yuk simak selengkapnya :
Mengurangi Resiko
Pada dasarnya setiap keputusan yang diambil dalam setiap kegiatan akan memiliki resiko, hal ini juga terdapat pada sebuah project. Sebuah project pastinya akan memiliki resiko baik dalam hal waktu, anggaran hingga hal yang tidak diinginkan.
Dengan adanya project management akan mengatur project tersebut agar lebih terstruktur, dinamis sehingga akan mengurangi resiko yang terjadi.
Meningkatkan Efisiensi
Dengan project management akan membantu perusahaan melakukan alokasi sumber daya hingga anggaran secara tepat dan efektif sehingga akan memaksimalkan sumber daya yang ada.
Hal ini akan mengurangi potensi terhadap hal-hal yang tidak diperlukan dan mengurangi biaya yang tidak diperlukan.
Meningkatkan Koordinasi antara Divisi dan perorangan
Sebuah project akan membutuhkan bantuan antara divisi dalam menyelesaikanya. Dengan adanya project management yang baik akan membantu setiap divisi tersebut untuk menjalankan tugas dan tanggung jawabnya untuk kepentingan bersama.
Project management akan memaksimalkan produktifitas dan melakukan prioritas, flow kerja sehingga sebuah project dapat berjalan dengan baik dan maksimal.
Anggaran dan Waktu yang Sesuai
Anggaran dan waktu harus dikelola dengan baik karena merupakan sumber daya yang penting. Dengan adanya project management akan membantu mengelola dan memaksimalkan dengan baik. Seorang project manager biasanya akan menggunakan tools yang akan membantu pekerjaanya dalam mengelola project dengan baik.
Meningkatkan Produktivitas
Manfaat lainnya yang pasti akan kamu dapatkan saat melakukan project management akan meningkatkan produktivitas. Hal ini karena semua tindakan dalam project tersebut sudah disesuaikan dengan timeline, anggaran hingga proses yang dikerjakan.
Tujuan Project Management
Sebuah perusahaan pasti akan memiliki project yang dikerjakan, sehingga project management memiliki peranan penting didalamnya. Adapun project management memiliki tujuan seperti berikut ini :
- Mencapai Goals dan Tujuan Perusahaan
- Melakukan perencanaan, menjalankan project hingga selesai tanpa adanya masalah dan hambatan
- Memaksimalkan Sumber daya yang ada
- Mencari peluang yang ada dan memanfaatkannya
- Meningkatkan koordinasi antara karyawan yang ada
Baca Juga : Mudah,9 Cara Membuat Creative Brief untuk Sukseskan Campaign
Aspek Project Management
Ruang lingkup proyek
Ruang lingkup proyek adalah proses yang berkaitan dengan tugas dan pekerjaan yang akan dilakukan di dalam proyek tersebut. Ruang lingkup proyek ini penting untuk menghindari mengerjakan pekerjaan yang diluar lingkup yang ditentukan sehingga akan menurunkan efektivitas kerja.
Integrasi
Tujuan dari integrasi adalah untuk membantu kinerja dapat terhubung antara satu dan lainnya sehingga kerjasama akan semakin lebih baik. Selain itu dengan integrasi akan membantu menghubungkan antara satu proses dengan proses lainnya.
Biaya
Anggaran merupakan hal yang sangat vital dari setiap proyek yang dikerjakan, oleh karena itu sangat dibutuhkan manajemen biaya untuk memaksimalkan biaya agar terhindar dari kerugian.
Waktu
Setiap pekerjaan diperlukan estimasi waktu penyelesaian, manajemen waktu berfungsi supaya proyek yang dikerjakan dapat dipantau dan organisir dengan baik sehingga akan selesai sesuai dengan estimasi yang dilakukan.
Kualitas
Sebuah proyek tetap harus memperhatikan quality, oleh karena itu manajemen mutu bertujuan untuk memastikan bahwa hasil yang diinginkan tetap memenuhi kualitas yang diharapkan.
Sumber Daya
Manajemen sumber daya bertujuan untuk memastikan bahwa sumber daya sudah sudah dioptimalkan dengan baik. Sumber daya akan dialokasikan dengan baik supaya proyek dapat berjalan secara efektif dan efisien.
Procurement
Procurement atau pengadaan adalah bagaimana memaksimalkan anggaran untuk mengadakan, mengelola atau menghilangkan sumber daya untuk menyelesaikan sebuah proyek.
Komunikasi
Sebuah proyek akan memerlukan komunikasi yang jelas supaya koordinasi dan informasi yang mengenai proyek tersebut dapat dipahami dengan baik oleh setiap stakeholder.
Manajemen komunikasi bertujuan untuk membantu memberikan informasi mengenai proses proyek tersebut agar terhindar dari kesalahan.
Manajemen risiko
Setiap project yang dijalankan akan memiliki resiko, seorang project manager harus melakukan identifikasi dan mencari solusi dari setiap resiko yang kemungkinan bisa terjadi dan bagaimana cara mengatasinya.
Manajemen stakeholder
Manajemen stakeholder berarti bagaimana memberikan informasi mengenai proyek yang dijalankan kepada stakeholder mengenai proses, hambatan, tantangan dan detail kecil lainnya agar setiap stakeholder paham dan memahami apa yang terjadi di dalam proses proyek tersebut.
Baca Juga : Perilaku Kerja Prestatif dan Manfaatnya Bagi Karirmu
Proses Project Management
Sebuah project management akan memiliki proses dari mulai perencanaan hingga proyek selesai. Selanjutnya kamu akan belajar mengenai proses project management yang biasa terjadi, yuk simak dibawah ini :
#1 Permulaan
Pada tahap permulaan ini perusahaan harus mempunyai gambaran awal mengenai proyek yang akan dijalankan dan menjadi pondasi awal dari proyek yang akan dijalankan.
#2 Perencanaan
Setelah mendapatkan gambaran awal, langkah selanjutnya adalah membuat perencanaan secara lebih detail baik itu secara tujuan akhir, anggaran, waktu dan lainnya.
#3 Pelaksanaan
Setelah melakukan perencanaan dengan baik, langkah selanjutnya adalah pelaksanaan proyek tersebut. Seorang project manager akan bekerjasama dengan orang orang yang tergabung ke dalam project tersebut dan berdiskusi mengenai timeline dan tugas-tugasnya.
#4 Pengawasan
Seorang project manager harus selalu mengawasi dan melakukan kontrol terhadap tugas dan pekerjaan supaya tidak keluar dari tugas proyek yang dijalankan.
#5 Penutupan
Saat project sudah selesai maka selanjutnya project akan ditutup dan project manager harus memberikan laporan mengenai project tersebut terhadap stakeholder.
Pendekatan Project Management
Dalam proses project terdapat beberapa metode pendekatan yaitu metode tradisional dan metode pendekatan agile, berikut ini merupakan penjelasanya :
Pendekatan Tradisional
Pendekatan biasanya digunakan oleh perusahaan manufaktur yang menghasilkan produk fisik seperti mobil, motor, sparepart dan lainnya. Pendekatan tradisional dapat dibagi lagi menjadi 3 yaitu :
Waterfall
Pendekatan waterfall merupakan pendekatan yang mengharuskan suatu tindakan harus dikerjakan satu persatu terlebih dahulu sebelum mengerjakan lainnya. Sehingga prosesnya tergantung antara pekerjaan sebelumnya.
Critical Path Method
Pada pendekatan ini lebih mengutamakan pekerjaan dengan prioritas yang penting terlebih dahulu. Pendekatan ini mirip seperti pendekatan waterfall, yaitu suatu kegiatan harus selesai terlebih dahulu sebelum mengerjakan kegiatan lainnya.
Critical Chain Project Management (CCPM)
Pendekatan ini berfokus terhadap sumber daya untuk tugas yang dikerjakan. Product manager akan menentukan prioritas mana saja yang perlu dikerjakan terlebih dahulu tergantung seberapa penting tugas tersebut.
Pendekatan Agile
Pendekatan Agile ini lebih berfokus terhadap kolaborasi antara tim. Pada pendekatan ini dapat dibagi lagi menjadi 4, yaitu :
Scrum
Pada pendekatan scrum ini biasanya dipimpin oleh seorang scrum master. Pada metode ini biasanya setiap anggota diberikan tugas yang memiliki beban tanggung jawab yang sama dengan pemimpin proyek.
Baca Juga : Mencapai Keberhasilan Proyek dengan Menerapkan Metode Scrum
Kanban
Metode kanban ini sebenarnya tidak jauh berbeda dengan metode scrum, yang menjadi pembeda metode kanban dengan metode scrum adalah metode kanban biasanya bersifat kontinyu.
Extreme Programming (XP)
Metode ini paling cocok digunakan saat mengembangkan program software karena belum terlihat seperti apa hasil akhirnya.
Adaptive Project Framework (APF)
Pada metode ini lebih mengedepankan adaptasi dan fleksibilitas yang tinggi terhadap perubahan. Metode ini biasanya cocok digunakan pada proyek yang berhubungan dengan teknologi informasi karena hasil atau proses yang belum pasti.
Penutup
Nah itu dia penjelasan mengenai project management, jadi dapat disimpulkan bahwa project management adalah bagaimana proses melakukan manajemen terhadap project yang dilakukan dimulai dari perencanaan hingga project itu selesai dikerjakan.
Peran project management sangat diperlukan oleh setiap perusahaan yang akan menjalankan project karena manfaatnya yang sangat banyak dan bisa memaksimalkan hasil yang diinginkan.
Dengan perannya yang sangat dibutuhkan tersebut tentu saja posisi untuk mengisi posisi ini banyak diperlukan perusahaan.
Arkademi merupakan lembaga pelatihan yang memiliki ratusan kursus online bersertifikat yang dapat membantu para pencari kerja untuk meningkatkan skillnya.
Jika kamu ingin belajar lebih dalam mengenai project management, kamu bisa coba untuk melihat kurikulum dari kelas Project Management.
