Setiap organisasi ataupun perusahaan tentunya memiliki target yang ingin dicapai dan setiap aktivitas yang dilakukan untuk mencapai hal tersebut perlu untuk dikelola. Melalui kemampuan project management, semua aktivitas dan proyek di suatu perusahaan dapat diawasi yang dimulai dari perencanaan, pelaksanaan hingga penyelesaiannya.
Salah satu cara untuk memaksimalkan pengelolaan suatu proyek adalah dengan menggunakan tools project management. Tidak dapat dipungkiri kemajuan teknologi saat ini turut memudahkan pekerjaan kita menuju hasil yang maksimal.
Daftar Isi
Kenapa Project Manager harus Menggunakan Tools
Begitu banyak hal yang perlu untuk dikoordinasikan dalam pelaksanaan suatu proyek. Selain itu, didalamnya melibatkan banyak pihak sehingga tools project management penting untuk digunakan karena fungsinya yang tidak hanya untuk memudahkan pekerjaannya saja.
Beberapa hal yang menjadi alasan penggunaannya adalah:
- Menciptakan keselarasan antar anggota tim yang terlibat. Hal tersebut dapat tercapai melalui pengaturan sumber daya yang ada secara optimal baik itu tenaga kerja, waktu dan uang.
- Mempercepat pelaksanaan proyek : Penggunaan tools project management dapat menghemat waktu dan memudahkan dalam setiap tahapan seperti pengawasan hingga pembuatan laporan.
- Kolaborasi antar tim yang efektif : Tools yang digunakan pun dapat memudahkan komunikasi antar tim yang terlibat salah satunya pemerataan akses informasi.
- Analisis dan Mitigasi Resiko : Salah satu cara untuk meminimalisir terjadinya resiko adalah dengan memantau setiap tahapan pelaksanaan proyek dengan seksama. Dengan menggunakan tools project management kita dapat mengawasi prosesnya dengan lebih baik dan juga real-time.
Tools Project Management untuk memudahkan Pekerjaan
Berikut beberapa rekomendasi tools project management yang akan memudahkan pekerjaan:
Trello
Salah satu tools project management yang memiliki tampilan menarik adalah trello, tools ini bertujuan untuk mengorganisir tugas atau tanggung jawab dengan lebih rapi dan terarah.
Kelebihan yang dimiliki yaitu:
- tampilan visual yang mudah dipahami.
- Fleksibel karena dapat disesuaikan dengan kebutuhan
- dapat terintegrasi dengan mudah sesuai anggota tim.
Kekurangannya adalah
- terbatas dalam jumlah board dan card
- tidak adanya fitur analisis dan pelaporan.
Paket berlangganan yang ditawarkan yaitu business dengan harga $119,99 per tahun kamu dapat menikmati fiturnya dengan lengkap.
Notion
Notion memiliki beragam fitur yang mendukung dalam pelaksanaan suatu proyek seperti kalender, penulisan database. Selain itu, notion adalah tools yang tepat untuk berdiskusi dalam membuat perencanaan suatu proyek karena mudah untuk berbagi dokumen-dokumen penting.
Kelebihan ;
- Fitur dapat disesuaikan dengan kebutuhan
- Dapat disinkronkan dengan anggota tim lain
- Integrasi dengan alat lainnya seperti google drive
Kekurangan:
- Harga yang cukup mahal
- Begitu banyak fitur yang ada sehingga bisa membingungkan
- Tidak ada mobile version
Jika ingin berlangganan notion dapat membayar $48 per tahun.
ClickUp
Dalam penyusunan tanggung jawab, click up dapat menjadi penyelamat karena tools ini memiliki lebih dari 100 fitur baik itu manajemen tugas pelaporan dan kolaborasi. Tampilannya pun sangat mudah dipahami hanya perlu menempatkan setiap tugas antar anggota tim dengan drag dan drop.
Kelebihan :
- Intuitif karena setiap pengguna dapat mengolah tugas mereka bersamaan
- Fitur pengaturan tugas yang lengkap
Kekurangan:
- Harga yang cukup mahal
- Begitu banyak fitur yang ada sehingga bisa membingungkan
Jira
Jira adalah software yang biasanya digunakan dalam pengembangan suatu perangkat lunak.Tools ini memiliki beberapa fitur menarik bukan hanya terkait manajemen proyek tetapi juga dapat digunakan untuk melacak bug hingga berbagai fitut yang memudahkan dalam program kerja dalam tim seperti scrum board, kanban board dan pelaporan pekerjaan.
Kelebihan:
- Cocok digunakan dalam project pengembangan perangkat lunak
- Mudah diintegrasikan dengan alat-alat pengembang perangkat lunak lainnya seperti github
- Dapat digunakan pada berbagai jenis proyek lainnya seperti
- Mendukung kolaborasi antar tim
Kekurangan:
- Membutuhkan waktu cukup lama dalam hal pemahaman fitur
- Tampilan UI kurang fleksibel
- Digunakan dengan cermat untuk menghindari
Baca Juga : Cara Menjadi Project Manager Dari Pemula (Panduan Project Manager)
Proofhub
Proofhub adalah salah satu tools yang memudahkan dalam pengerjaan suatu proyek karena terdapat fitur-fitur pendukung seperti untuk pembuatan daftar tugas, alur pengerjaan suatu hal, kalender hingga gantt charts.
Bagi seorang project manager, keberadaan tools ini sangatlah membantu karena tidak hanya dapat menghubungkan bagian anggota tim tetapi juga pihak eksternal misal terkait pelaporan.
Kelebihan:
- Dapat berkomunikasi secara
- Terdapat template yang bisa langsung digunakan
- Tampilan antarmuka sederhana
Kekurangan :
- Lambat
- Sering terjadi kendala
- Tidak ada fitur untuk budgeting
Asana
Asana menjadi salah satu tools dengan tampilan yang user friendly dan cukup banyak yang telah menggunakannya untuk berkoordinasi antar tim. Beberapa fitur dari asana yang dapat dinikmati salah satunya berfungsi untuk mengurutkan data sehingga keputusan dapat dibuat sebaik mungkin melalui penggunaan board, list, timeline, progress hingga calender. Sehingga melalui tools ini dapat mengoptimalkan kinerja antar tim dengan manajemen tugas yang baik.
Kelebihan :
- Mudah digunakan
- Terintegrasi dengan Alat lain
Kekurangan :
- Tidak ada fitur pengelolaan waktu
- Kurang fleksibel dalam pengelolaan tugas
Biaya yang diperlukan untuk berlangganan Asana adalah $10,99/bulan per pengguna.
TeamGantt
Team Gantt adalah satu tools project management yang memiliki itur dimana pengguna dapat membuat grafik gantt. Grafik Gantt memiliki fungsi untuk memantau status dari tugas yang telah diberikan pada setiap anggota tim. Selain itu, pihak eksternal selain anggota tim pun dapat turut mengaksesnya.
Kelebihan :
- Terdapat fitur pelacakan
- Terintegrasi dengan fitur lain
Kekurangan :
- Biaya yang mahal
- Tidak ada fitur manajemen resiko
- Tidak ada fitur pengelolaan uang
Jika kamu ingin berlangganan harus menyiapkan dana dari $24 hingga $99 perbulannya.
Baca Juga : Skill Project Manager yang Wajib Dikuasai, Kamu punya yang Mana ?
Wrike
Jika kamu mencari tools project management yang mudah digunakan dan mendukung dalam kolaborasi antar anggota tim maka wrike adalah jawabannya. Dalam tools ini, kamu akan menemukan tampilan kanban board serta dapat memonitoring aktivitas real time. Selain itu dengan write maka anggota tim akan membantu dalam menentukan prioritas sehingga pekerjaan akan lebih efisien da. cepat.
Kelebihan :
- Pengelolaan tugas antar tim yang mudah
- Keamanan yang terjamin
Kekurangan :
- Terlalu banyak fitur
Zoho Project
Salah satu tools project management yang sangat berguna dalam kolaborasi tim adalah zoho project. Dalam tolols ini kamu bisa melacak tugas yang telah didelegasikan kepada masing-masing anggota tim. Selain itu, terdapat pula fitur Gantt charts, Live Chat hingga forum diskusi.
Kelebihan :
- Terintegrasi dengan CRM
- Interface yang sederhana
Kekurangan :
- Kapasitas yang terbatas
- Fitur import yang terbatas
Monday.com
Kelebihan :
- Mudah diintegrasikan
- Interface yang mudah digunakan
Kekurangan :
- Fitur pelaporan kurang lengkap
- Harga yang lumayan mahal
Biaya untuk berlangganan Zoho Project adalah $5 per bulan.
Scoro
Scoro menjadi salah satu tools project manager yang cukup lengkap karena menyajikan fitur-fitur penting dalam proses kerja project management baik itu dari segi komunikasi antar tim hingga pelaporan sehingga saling terintegrasi. Beberapa contoh fiturnya adalah catatan untuk anggota tim, pemberian deadline dan pelaporan setiap proses dari proyek.
Kelebihan :
- FItur manajemen yang canggih
- Fitur manajemen keuangan yang lengkap
Kekurangan :
- Harga Lumayan mahal
- Interface rumit
- Kurang fleksibel
Jika ingin berlangganan Scoro, biaya yang dibutuhkan dimulai dari $28 per bulan.
Baca Juga : 8 Tugas Project Manager yang Wajib Kamu Ketahui sebagai Pemula
ProjectManager.com
Salah satu keunggulan utama dari tools ini adalah sudah terintegrasi dengan beberapa platform yang biasa digunakan dalam mengerjakan suatu proyek seperti Google Apps, Microsoft Word, Excel dan Project. Hal tersebut tentunya memudahkan dalam perencanaan, penjadwalan hingga komunikasi antar tim.
Kelebihan :
- Mudah diintegrasikan
Kekurangan :
- Harga lumayan mahal
- Tidak ada fitur yang otomatis
- Tidak ada fitur keuangan
Harga untuk paket berlangganannya dimulai dari $14 per bulan.
Taskade
Taskade adalah tolols project management yang bersifat kolaboratif dimana penggunanya dapat dapat membuat daftar tugas, proyek hingga penyimpanan dokumen dalam satu tempat. Selain itu contoh fitur lainnya adalah pengaturan waktu (timer), focus mode, mengundang pengguna untuk berkolaborasi dalam tim.
Kelebihan :
- Antarmuka yang sederhana
- Fitur manajemen yang lengkap
Kekurangan :
- Tidak ada fitur pelaporan
- Terbatas dalam integrasi alat lain
Jika ingin berlangganan Taskade harganya dimulai dari $8 per bulan.
Spacetime
Spacetime menjadi salah satu tools project management yang dirancang untuk mengorganisir, monitor, hingga menyelesaikan suatu proyek dengan cara lebih efisien. Beberapa fitur yang disediakan oleh Spacetime adalah, Gantt Chart, Pendelegasian tugas, Kalander, hingga dapat mengidentifikasi resiko.
Kelebihan :
- Terintegrasi kalender
- Dapat mengatur tugas dengan baik
Kekurangan :
- Kurangnya fitur manajemen
- Tidak ada fitur pelaporan
Slack
Slack adalah salah satu tools project management yang fungsi utamanya adalah untuk berkomunikasi dan berkolaborasi antar anggota tim. Beberapa fitur yang dimiliki oleh slack adalah mengirim pesan, obrolan melalui video, Selain itu, kita juga dapat menghubungkan Slack dengan platform lain seperti google drive, Trello dan Dropbox.
Kelebihan :
- Pencarian pesan yang mudah
- Fitur manajemen tugas yang lengkap
Kekurangan :
- Tidak cocok untuk proyek yang kompleks
- Keterbatasan pada fitur gratis
Microsoft Teams
Salah satu tools project management yang sangat mendukung dalam hal komunikasi antar tim adalah microsoft teams karena dalam satu platform kamu dapat melakukan panggilan suara, video dan juga mengedit file bersama. Jika kamu tidak berlangganan pun sudah dapat panggilan video dengan 100 orang hingga 60 menit serta kamu dapat penjadwalan meeting hingga screen sharing ketika melakukan presentasi. Jika kamu ingin berlangganan sehingga dapat menikmati fiturnya lebih leluasa maka kamu harus siapkan dana minimal $5 per bulan.
Kelebihan :
- Pembuatan channel berbeda untuk setiap topik
- Memiliki fitur to do list
Kekurangan :
- Memiliki banyak notifikasi
- Fitur integrasi hanya tersedia bagi yang berlangganan
Microsoft Project
Terdapat tools project management lainnya yang dikeluarkan oleh microsoft yaitu Microsoft Project. Tools ini dapat mendukung seorang project manager dan timnya untuk mengelola suatu proyek dengan lebih efektif karena fitur-fitur pendukungnya seperti perencanaan proyek yang didalamnya sudah termasuk dalam perencanaan anggaran dan yang lainnya kemudian pengelolaan sumber daya hingga pelaporan.
Kelebihan :
- Perencanaan proyek dapat dibuat lebih detail
- Dapat diintegrasikan dengan perangkat microsoft lainnya
Kekurangan :
- Biaya berlangganan yang cukup mahal
- Memakan banyak ruang untuk penyimpanan
PENUTUP
Salah satu cara untuk memudahkan suatu pekerjaan adalah dengan mengikuti perkembangan teknologi salah satunya melalui tools project management. Walaupun dalam penggunaannya tools berikut tidak hanya dapat digunakan oleh project manager saja tetapi fungsi lainnya pun bisa sesuai kebutuhan. Namun, bagi seorang project manager wajib untuk memahami dan menggunakan tools project management agar pelaksanaan suatu proyek dapat dimonitor dengan baik.
Apakah kamu ingin mengetahui lebih lanjut penggunaan tools project management khususnya bagi seorang project manager? Atau ingin mencari tau bagaimana cara menjadi project manager ?
Arkademi sebagai platform penyedia kursus online menyediakan pelatihan bagi kamu yang ingin meniti karir sebagai seorang project manager. Diajarkan oleh mentor yang sudah berpengalaman dalam menangani berbagai proyek dan menjadi seorang project manager lebih dari 8 tahun di dunia project management.
Baca Selengkapnya Kursus Project Management untuk Menjadi Project Manager
