Dalam dunia bisnis yang terus berkembang, peran seorang Admin Purchasing menjadi semakin krusial. Tugas Admin Purchasing adalah memanajemen pembelian suatu perusahaan. Ini termasuk pembelian bahan baku, peralatan, dan layanan yang diperlukan untuk menjalankan operasional bisnis dengan lancar.
Dalam artikel ini, kita akan menjelajahi secara mendalam mengenai apa itu Admin Purchasing, tugas-tugasnya, skill yang dibutuhkan, serta jenjang karir dalam bidang ini.
Daftar Isi
Apa itu Admin Purchasing?
Pertama-tama, mari kita pahami apa itu Admin Purchasing. Admin Purchasing adalah seorang profesional di dunia bisnis yang memiliki tanggung jawab utama dalam manajemen pembelian suatu perusahaan.
Tugas utama purchasing admin adalah mencakup pemilihan vendor, negosiasi, manajemen inventaris, dan pemantauan anggaran. Dengan kata lain, Admin Purchasing bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua kebutuhan pembelian perusahaan terpenuhi dengan efisien dan sesuai dengan rencana anggaran.
Peran ini memerlukan kombinasi keterampilan dan pengetahuan yang luas. Seorang Admin Purchasing harus memiliki keterampilan negosiasi yang tajam untuk mendapatkan penawaran terbaik dari vendor. Selain itu, pemahaman yang mendalam tentang proses pembelian, pasar, tren, dan harga juga sangat penting.
Job Desc dan Tugas Admin Purchasing
Seorang Admin Purchasing memiliki tanggung jawab yang sangat penting dalam menjaga kelancaran operasional perusahaan melalui manajemen pembelian yang efisien. Deskripsi pekerjaan dan tugas dari seorang Admin Purchasing melibatkan:
1. Pemilihan Vendor
Sebagai seorang Admin Purchasing, terdapat sejumlah tugas penting yang menjadi fokus utama dalam menjalankan fungsi pembelian perusahaan. Salah satu tugas utamanya adalah pemilihan vendor, yang melibatkan riset dan evaluasi terhadap vendor potensial.
Admin Purchasing bertanggung jawab untuk memilih vendor yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan melakukan negosiasi untuk mendapatkan penawaran terbaik.
2. Negosiasi dan Penyusunan Kontrak
Tugas Admin Purchasing selanjutnya adalah dalam negosiasi dan penyusunan kontrak. Admin Purchasing memainkan peran kunci dalam proses negosiasi dengan vendor, merancang kontrak pembelian yang mencakup aspek harga, kualitas, dan jadwal pengiriman.
Penting bagi mereka untuk memastikan kepatuhan kontrak dengan kebijakan perusahaan serta menciptakan kerangka kerja yang saling menguntungkan.
3. Manajemen Inventaris
Manajemen inventaris juga menjadi tanggung jawab Admin Purchasing. Mereka harus mengelola persediaan dengan efisien, menjaga ketersediaan bahan dan barang, serta mencegah pemborosan dan kelebihan stok.
4. Pemantauan Anggaran
Pemantauan anggaran juga menjadi tanggung jawab Admin Purchasing. Admin Purchasing dituntut untuk menetapkan dan mengelola anggaran pembelian perusahaan. Mereka perlu memantau setiap pembelian agar sesuai dengan batas anggaran yang telah ditetapkan, serta mengambil keputusan yang bijaksana untuk pengeluaran yang optimal.
5. Penanganan Keluhan dan Masalah
Selain itu, penanganan keluhan dan masalah terkait pembelian menjadi aspek penting dalam pekerjaan Admin Purchasing. Mereka harus merespon keluhan atau masalah dengan cepat dan efektif, berkomunikasi dengan vendor untuk menyelesaikan permasalahan, serta mencari solusi proaktif untuk menjaga kelancaran proses pembelian.
6. Evaluasi dan Pemantauan Kinerja Vendor
Evaluasi dan pemantauan kinerja vendor juga merupakan bagian dari tanggung jawab Admin Purchasing. Melalui evaluasi rutin, mereka dapat mengidentifikasi vendor yang memenuhi atau melebihi harapan, serta yang memerlukan perbaikan. Membangun hubungan yang kuat dengan vendor menjadi kunci untuk mendukung tujuan perusahaan dalam jangka panjang.
7. Penerapan Teknologi dan Otomatisasi
Terakhir, penerapan teknologi dan otomatisasi memainkan peran signifikan. Admin Purchasing menggunakan perangkat lunak dan sistem teknologi untuk meningkatkan efisiensi proses pembelian. Dengan menerapkan solusi otomatisasi, mereka dapat mengurangi risiko kesalahan dan meningkatkan produktivitas dalam menjalankan tugas-tugas pembelian perusahaan.
Perbedaan Admin Purchasing dan Staff Purchasing
Perbedaan antara Staff Purchasing dan Admin Purchasing mencakup peran dan tanggung jawab yang berbeda dalam konteks departemen pembelian perusahaan.
Staff Purchasing lebih terfokus pada tugas operasional sehari-hari, melibatkan pelaksanaan pesanan pembelian, komunikasi dengan vendor, dan pemantauan stok. Mereka bertanggung jawab untuk menjalankan keputusan yang telah diambil oleh tingkat manajemen lebih tinggi.
Di sisi lain, Admin Purchasing memiliki peran yang lebih strategis dan terlibat dalam pengambilan keputusan yang lebih besar. Mereka memimpin dalam pemilihan vendor, bernegosiasi kontrak, dan mengelola inventaris secara menyeluruh.
Admin Purchasing juga memiliki tanggung jawab terkait perencanaan strategis dalam konteks pembelian, memberikan kontribusi dalam pengembangan kebijakan, dan memastikan keselarasan antara fungsi pembelian dan tujuan strategis perusahaan.
Dengan demikian, perbedaan utama terletak pada tingkat keterlibatan dalam proses pengambilan keputusan dan tingkat tanggung jawab strategis dalam peran masing-masing.
Baca juga: Berapa Gaji Purchasing Staff di Indonesia? Cek di Sini!
Skill yang Dibutuhkan Admin Purchasing
Menjalankan peran sebagai seorang Admin Purchasing memerlukan kombinasi skill yang luas untuk memastikan pengelolaan pembelian berjalan dengan lancar dan efisien. Berikut adalah beberapa skill yang sangat dibutuhkan:
1. Keterampilan Negosiasi yang Tajam
Keterampilan negosiasi yang tajam sangat penting. Admin Purchasing perlu mampu mendapatkan kesepakatan yang menguntungkan untuk perusahaan.
2. Kepahaman atas Proses Pembelian
Memahami secara mendalam proses pembelian adalah keterampilan inti. Ini mencakup pengetahuan tentang pasar, tren, dan harga.
3. Kemampuan Analisis
Kemampuan analisis dibutuhkan untuk mengevaluasi vendor, memahami kontrak, dan membuat keputusan berdasarkan data.
Baca juga: 15 Tugas Purchasing Staff yang Perlu Kamu Kuasai Sebagai Profesional!
Jenjang Karir Admin Purchasing
Bagi seorang Admin Purchasing, terdapat berbagai peluang pengembangan karir yang dapat dikejar seiring dengan pengalaman dan keahlian yang diperoleh. Berikut adalah jenjang karir yang umum di dalam bidang Admin Purchasing:
1. Junior Purchaser
Bagi pemula, posisi Junior Purchaser adalah langkah awal. Mereka biasanya bertanggung jawab atas tugas-tugas operasional dan pembelian sederhana.
2. Purchasing Manager
Seiring dengan pengalaman, seseorang dapat mencapai posisi Purchasing Manager. Mereka bertanggung jawab atas strategi pembelian dan manajemen tim.
3. Chief Procurement Officer (CPO)
Puncak karir dalam Admin Purchasing adalah menjadi Chief Procurement Officer (CPO). Mereka memiliki peran strategis dalam pengambilan keputusan dan pengelolaan sumber daya.
Baca juga: Simak Perbedaan Finance dan Accounting Staff, Jangan Salah Pilih!
Mau Berkarir Menjadi Admin Purchasing?
Admin Purchasing adalah tugas yang memerlukan kombinasi unik dari keterampilan dan pengetahuan. Dari negosiasi hingga manajemen inventaris, peran ini memegang peranan penting dalam kelancaran operasional suatu perusahaan.
Jika Arkawan tertarik untuk berkarir di bidang pembelian dan manajemen, Admin Purchasing menjanjikan jenjang karir yang menarik. Arkawan bisa mulai belajar melalui kursus online Purchasing Staff dari Arkademi.
Melalui kelas ini, Arkawan bisa mempelajari berbagai skill yang diperlukan untuk menjadi Admin Purchasing. Jadi, apakah kamu siap untuk mengeksplorasi dunia Admin Purchasing?
