15 Tugas Purchasing Staff yang Perlu Kamu Kuasai Sebagai Profesional!

Pekerjaan Purchasing Staff memerlukan sejumlah keterampilan dan pengetahuan yang luas. Tugas Purchasing Staff tidak hanya tentang mengatur pengadaan barang, tetapi juga mengelola berbagai aspek yang terkait dengan pembelian dalam sebuah organisasi atau perusahaan. 

Jika Arkawan mau mulai berkarir menjadi seorang Purchasing Staff, maka kamu datang di tempat yang tepat! Dalam artikel ini, kita akan membahas 15 tugas Purchasing Staff yang perlu kamu kuasai sebagai seorang profesional di bidang ini.

15 Tugas Purchasing Staff yang Perlu Kamu Kuasai

Dalam dunia bisnis yang semakin kompetitif, tugas Purchasing Staff tidak bisa diabaikan. Mereka merupakan tulang punggung dalam pengelolaan pengadaan barang dan jasa yang memastikan bisnis berjalan dengan lancar. 

Bagi Arkawan yang ingin memasuki atau berkarir sebagai Purchasing Staff, ada 15 tugas penting yang harus dikuasai sebagai seorang profesional Purchasing Staff, di antaranya:

1. Analisis Kebutuhan

Seorang Purchasing Staff harus mampu menganalisis kebutuhan perusahaan dengan cermat. Ini mencakup mengidentifikasi barang dan jasa yang diperlukan. Untuk memahami apa yang dibutuhkan, Purchasing Staff perlu bekerja sama dengan berbagai departemen dan pihak terkait dalam perusahaan.

2. Riset Pasar

Mengikuti tren pasar adalah kunci untuk membuat keputusan yang tepat dalam pengadaan. Seorang profesional harus dapat melakukan riset pasar yang komprehensif. Ini melibatkan memantau harga, kualitas, dan tren terbaru dalam industri terkait.

Baca Juga: Purchasing Staff Adalah: Pengertian, Skill dan Tugasnya

3. Pemilihan Vendor

Memilih vendor yang tepat adalah tugas Staff Purchasing. Ini melibatkan penawaran dari berbagai penyedia barang atau jasa, negosiasi harga yang kompetitif, dan menilai reputasi vendor. Kemampuan untuk membuat keputusan yang baik dalam pemilihan vendor sangat penting.

4. Negosiasi Kontrak

Membangun kontrak yang kuat dan menguntungkan adalah bagian integral dari pekerjaan Purchasing Staff. Hal ini mencakup penentuan syarat-syarat kontrak, harga, jangka waktu, dan kondisi lainnya. Seorang profesional harus dapat bernegosiasi dengan baik.

5. Manajemen Persediaan

Mengelola persediaan dengan efisien adalah kunci untuk menghindari kekurangan atau pemborosan. Purchasing staff harus memastikan bahwa persediaan selalu tersedia saat dibutuhkan, tetapi tidak melebihi kebutuhan. Hal ini memerlukan perencanaan dan pengelolaan persediaan yang cermat.

6. Evaluasi Kinerja Vendor

Purchasing staff harus terus memantau kinerja vendor dan memastikan mereka memenuhi ekspektasi perusahaan. Ini melibatkan penilaian secara berkala terhadap vendor berdasarkan kriteria seperti kualitas produk atau layanan, ketepatan waktu, dan harga. Jika vendor tidak memenuhi standar yang ditetapkan, perlu diambil tindakan yang sesuai.

7. Kepatuhan Terhadap Regulasi

Mematuhi peraturan dan hukum terkait pengadaan adalah sangat penting untuk menghindari masalah hukum. Purchasing staff perlu memastikan bahwa semua tindakan mereka selaras dengan regulasi yang berlaku, termasuk peraturan terkait pajak, lingkungan, dan hak-hak pekerja.

Baca juga: Staff Accounting: Pengertian, Skill, Tugas dan Tanggung Jawabnya

8. Budgeting

Mengelola anggaran dengan bijak adalah tugas Purchasing Staff yang sangat penting. Mereka harus membuat rencana anggaran untuk pengadaan, memastikan bahwa pengeluaran tidak melampaui anggaran yang telah ditetapkan, dan mengidentifikasi cara untuk menghemat biaya tanpa mengorbankan kualitas.

9. Pengembangan Hubungan

Membangun hubungan yang kuat dengan vendor dan pihak terkait lainnya adalah kunci keberhasilan dalam pekerjaan Purchasing Staff. Hubungan yang baik dapat membantu dalam negosiasi, mendapatkan penawaran yang lebih baik, dan memecahkan masalah dengan lebih efektif.

10. Penyusunan Laporan

Menghasilkan laporan yang akurat tentang aktivitas pengadaan adalah Purchasing Staff tugas berulang yang penting. Laporan ini digunakan untuk memberikan visibilitas kepada manajemen dan pemangku kepentingan lainnya tentang bagaimana dana perusahaan digunakan dalam pengadaan.

11. Manajemen Risiko

Purchasing staff harus mampu mengidentifikasi dan mengelola risiko dalam proses pengadaan. Mereka perlu memahami risiko-risiko yang mungkin timbul dan mengembangkan rencana mitigasi untuk mengatasinya. Hal ini dapat melibatkan risiko terkait dengan ketersediaan barang, perubahan harga, atau masalah kualitas.

12. Sumber Daya Manusia

Bekerja sama dengan tim internal lainnya, seperti departemen keuangan dan logistik, adalah tugas Purchasing Staff. Mereka perlu berkomunikasi dengan baik dengan berbagai departemen yang terlibat dalam proses pengadaan untuk memastikan keharmonisan operasi.

13. Inovasi

Mengidentifikasi peluang inovasi dalam pengadaan dapat memberikan keunggulan kompetitif bagi perusahaan. Purchasing staff harus selalu mencari cara untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, atau meningkatkan kualitas melalui inovasi.

14. Pemecahan Masalah

Kemampuan memecahkan masalah dengan cepat dan efektif adalah aset berharga dalam peran Purchasing Staff. Mereka sering dihadapkan pada tantangan dan masalah yang memerlukan solusi kreatif.

15. Etika Profesional

Kepatuhan terhadap etika dan integritas sangat penting dalam pekerjaan Purchasing Staff. Mereka harus menjaga transparansi, menghindari konflik kepentingan, dan bertindak dengan kejujuran dalam semua aspek pekerjaan mereka.

Baca juga: Business Analyst: Pengertian, Skill, Tugas dan Tanggung Jawabnya

Sudah Siap Menjadi Purchasing Staff?

Untuk menjadi seorang Purchasing Staff yang profesional, tentunya Arkawan harus menguasai berbagai job desc Purchasing Staff yang telah disebutkan di atas. Jika Arkawan belum memiliki skill yang diperlukan, jangan khawatir!

Arkademi menyediakan kursus online untuk Sukses Berkarir Menjadi Purchasing Staff. Kelas ini sangat cocok untuk kamu yang belum berpengalaman dan baru ingin memulai berkarir dibidang Staff Purchasing.

Dengan pemahaman dan penguasaan atas semua tugas Purchasing Staff, kamu akan menjadi aset berharga bagi perusahaan dan dapat membantu mendorong kesuksesan bisnis. 

Jadi, jangan ragu untuk memperdalam pengetahuanmu dalam bidang ini dan terus berusaha menjadi seorang profesional Purchasing Staff yang terbaik. Semoga bermanfaat!

Baca juga: 12 Tanggung Jawab dan Tugas HRD dalam Perusahaan yang Harus Kamu Tahu!