Sebuah proyek tentu membutuhkan metrik yang terukur untuk menentukan kesuksesan dari sebuah proyek yang dijalankan. Dalam sebuah project management, seorang project manager akan menentukan metrik apa yang akan digunakan untuk mengukur kesuksesan proyek tersebut.
Selain mengukur kesuksesan, KPI atau Key Performance Indikator project management akan membantu project manager dalam memantau progress yang dijalankan oleh tim agar jalan berjalan secara maksimal.
Dalam artikel ini, kamu akan belajar mengenai metrik apa saja yang biasa digunakan dalam mengukur kesuksesan proyek.
Daftar Isi
Kenapa Project Management perlu KPI
KPI sangat penting dalam project management sebagai metrik utama dalam pengukuran kesuksesan proyek. Berikut ini merupakan beberapa alasan kenapa project management perlu KPI :
- Memastikan proyek dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan tujuan yang sudah ditetapkan
- KPI sebagai alat pengukur kemajuan proyek
- Sebagai bahan evaluasi project manager untuk identifikasi area yang perlu diperbaiki
- KPI sebagai alat pengambilan keputusan project manager dalam pengambilan keputusan.
- Sebagai alat pembuatan strategi agar lebih efektif.
Tipe KPI Project Management
Ada beberapa macam tipe KPI Project management yang biasa digunakan oleh project manager dalam menentukan kesuksesan proyeknya, berikut ini merupakan beberapa tipenya :
Timeline – Jenis KPI pertama yang biasa digunakan adalah KPI waktu. Dalam KPI ini biasanya memastikan semua tugas dan proyek dapat selesai tepat waktu.
Quality – KPI ini lebih mengutamakan kualitas dari pekerjaan yang sudah dilakukan. Tujuan dari KPI ini adalah supaya setiap tim proyek memperoleh manfaat.
Budget – KPI selanjutnya yang biasa digunakan adalah KPI Anggaran. KPI ini memastikan berapa banyak anggaran yang perlu dikeluarkan untuk menyelesaikan sebuah proyek.
Effectiveness – KPI terakhir yang biasa digunakan oleh project manager adalah efektifitas, KPI ini menentukan seberapa efektif penggunaan sumber daya yang ada dan apakah sudah dialokasikan dengan baik dan benar.
Baca Juga : Cara Menjadi Project Manager Dari Pemula (Panduan Project Manager)
KPI penting dalam project management
Berikut ini merupakan beberapa kpi dalam project management yang biasa digunakan sebagai metrik kesuksesan sebuah proyek :
Cost Performance Index
Cost performance index atau (CPI) merupakan metrik yang mengukur efisiensi manajemen keuangan dalam sebuah proyek yang berjalan. Ini merupakan metrik yang sangat penting karena berhubungan dengan biaya yang dikeluarkan untuk menyelesaikan sebuah proyek.
Berikut ini merupakan rumus dari CPI :
CPI = Earned Value (EV) / Actual Costs (AC)
Keterangan:
EV = Anggaran biaya pekerjaan selesai
AC = Biaya aktual yang dikeluarkan
Sebuah proyek dikatakan kurang berhasil jika CPI kurang dari 1, dan jika CPI lebih dari 1 maka dikatakan sebuah proyek sudah berhasil.
Budget Variance
Budget Variance (BV) biasanya digunakan project manager dalam melacak aktivitas pengeluaran keuangan, oleh karena itu budget variance biasanya dilakukan secara berkala untuk mengukur perkiraan pengeluaran dan aktual pengeluaran.
Berikut ini merupakan rumus dalam budget variance :
BV/CV = Earned Value (EV) – Actual Value (AV)
Keterangan:
EV = Nilai yang diperoleh
AV = Nilai aktual
Dengan cara membaca :
Positif = di bawah anggaran
Nol = dalam anggaran
Negatif = melebihi anggaran
Profitability
Seorang project manager perlu menghitung pengembalian sebagai alat pengambil keputusan apakah proyek yang dikerjakan layak untuk sebuah bisnis sehingga nantinya akan sebagai bahan pertimbangan untuk melanjutkan proyek tersebut atau tidak.
Berikut adalah formula umum untuk profitabilitas:
Profitabilitas = Jumlah yang dapat ditagih – Total biaya
di mana;
Jumlah yang dapat ditagih = (Jam yang dapat ditagih X Tarif yang dapat ditagih) + Biaya yang dapat ditagih
Total biaya = (Jam yang dihabiskan pada proyek X Tarif tenaga kerja) + Semua biaya
Profitabilitas memiliki implikasi sebagai berikut:
Keseimbangan > 0 = Keuntungan
Keseimbangan = 0 = Break-even
Keseimbangan < 0 = Kerugian
Planned Value
Planned value (PV) merupakan rencana pengelolaan biaya yang bertujuan untuk menetapkan kinerja keuangan dalam sebuah proyek. Metrik ini mengukur budget yang dikeluarkan dan kapan rencana proyek itu akan selesai.
Sebagai contoh, sebuah proyek dijadwalkan selesai dalam enam bulan dan akan menghabiskan biaya sebesar Rp10.000.000. Dalam tiga bulan, 50% pekerjaan seharusnya selesai. Nilai rencana setelah periode ini akan menjadi:
PV = Rp10.000.000 X 50% = Rp5.000.000
Nilai rencana harus dihitung sebelum pekerjaan dimulai, karena akan diperlukan untuk menghitung varians jadwal dan indeks kinerja jadwal.
PV = Anggaran pada saat penyelesaian (BAC) X Persentase rencana diselesaikan
Baca Juga : Intip Perbedaan Product Manager vs Project Manager yang Perlu Diketahui Pemula
Billable Utilization
Billable utilization mengukur waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan pendapatan dan membandingkanya dengan pendapatan yang diharapkan. Dengan hal ini project manager akan memiliki cara untuk mengukur kinerja .
Berikut cara menghitung utilisasi yang dapat ditagih:
Utilisasi yang dapat ditagih = (Jumlah jam yang dapat ditagihkan / Jumlah jam yang tersedia) X 100%
Schedule Performance Index
Schedule performance index (SPI) adalah metrik yang digunakan untuk mengukur kemampuan proyek sesuai dengan jadwal. Hal ini akan menghilangkan perkiraan dan meningkatkan efisiensi sumber daya.
SPI = Nilai yang diperoleh (Earned value/EV) / Nilai rencana (Planned value/PV)
Nilai yang diperoleh adalah metrik yang digunakan untuk mengukur kinerja proyek selama pelaksanaan. Misalnya, jika sebuah proyek diharapkan bernilai Rp10.000.000 setelah selesai, dan pekerjaan saat ini diperkirakan selesai 80%, maka nilai yang diperoleh akan menjadi:
80% X Rp10.000.000 = Rp8.000.000
SPI, dalam hal ini, akan menjadi Rp8.000.000 / Rp10.000.000 = 0,8
Jika SPI > 1, itu berarti Anda lebih cepat dari jadwal, dan lebih rendah dari itu menunjukkan bahwa pekerjaan yang diselesaikan di bawah yang direncanakan.
Employee Churn Rate
Tingkat perputaran karyawan sangat berperan penting terhadap efisiensi sebuah proyek.
Tingkat perputaran karyawan akan pasti terjadi dalam sebuah perusahaan dan tidak mungkin ada pada nilai 0%, angka yang ideal untuk metrik ini adalah 15%.
Anda dapat menghitung tingkat perputaran karyawan dengan rumus ini:
(Jumlah karyawan yang keluar ÷ Rata-rata jumlah karyawan) x 100
Resource Capacity
Metrik ini dapat membantu project manager untuk melakukan alokasi sumber daya ditempat yang sesuai sehingga diharapkan akan meningkatkan efektifitas.
Berikut ini merupakan rumus untuk mengukur kesuksesan resource capacity.
Kapasitas sumber daya = Jam kerja yang tersedia per hari X Jumlah total hari kerja yang diperuntukkan untuk proyek
Baca Juga : Skill Project Manager yang Wajib Dikuasai, Kamu punya yang Mana ?
On-Time Completion Percentage
Metrik ini membantu project manager dalam mengukur tingkat efisiensi dan membuat strategi untuk meningkatkannya.
Mengukur tingkat estimasi yang tepat akan sangat penting bagi project manager agar dapat memperkirakan proses project dan tujuan dapat tercapai dengan tepat.
Berikut ini merupakan rumus on-time completion percentage
Tingkat penyelesaian tepat waktu = (Jumlah total proyek yang diselesaikan tepat waktu / Jumlah total proyek) X 100%
Planned Hours vs. Time Spent (by task or project)
Sebuah project harus dikerjakan agar sesuai dengan timeline yang sudah direncanakan oleh project manager untuk meningkatkan efektifitas perusahaan.
Metrik ini akan mengukur perbedaan antara aktual waktu yang sudah dijadwalkan dan aktual waktu yang ada.
Perencanaan vs. Waktu yang dihabiskan = Waktu estimasi – Waktu yang dihabiskan secara aktual
Nah itu dia pembahasan mengenai KPI project management yang perlu diketahui. Untuk menentukan kpi yang paling cocok pastinya kamu perlu mempertimbangkan beberapa faktor seperti jenis industri, product hingga sumber daya yang ada.
Seorang project manager harus mampu memaksimalkan KPI ini sebagai bahan pertimbangan dalam menentukan strategi supaya project yang sudah ditetapkan dapat berjalan sesuai dengan tujuannya.
Jika kamu berkeinginan untuk belajar lebih lanjut mengenai project management, kamu dapat mencoba mengikuti kursus project management di Arkademi.
Disini kamu akan belajar mengenai Agile project management yang skillnya sangat dibutuhkan untuk menjadi project manager,
