Pembelian dan pengadaan barang adalah komponen kunci dalam operasi bisnis. Purchasing Staff adalah individu yang memegang peran penting dalam proses ini. Mereka bertanggung jawab untuk memastikan perusahaan memperoleh barang dan layanan yang diperlukan dengan efisien dan efektif.
Pada artikel kali ini, kami akan membahas secara mendalam mengenai arti Purchasing Staff, termasuk pengertian, skill, tugas, dan tanggung jawab yang mereka miliki.
Daftar Isi
Apa itu Purchasing Staff?
Purchasing artinya dalam bahasa Indonesia dapat diterjemahkan sebagai “pembelian” atau “pengadaan.” Ini merujuk pada tindakan atau proses membeli barang atau jasa yang diperlukan oleh suatu entitas, seperti perusahaan atau organisasi.
Dalam konteks bisnis, purchasing berkaitan dengan segala hal yang terkait dengan proses pembelian, mulai dari penentuan kebutuhan, pemilihan pemasok, negosiasi harga, hingga pemesanan barang atau jasa yang diperlukan.
Jadi, Purchasing Staff adalah mereka yang bertanggung jawab untuk menjalankan tugas-tugas terkait pembelian atau pengadaan ini dalam suatu perusahaan.
Purchasing Staff adalah individu atau tim dalam sebuah perusahaan yang bertugas untuk melakukan pembelian barang dan jasa yang diperlukan oleh perusahaan. Mereka bertindak sebagai perantara antara perusahaan dan pemasok, serta memiliki peran strategis dalam mengelola anggaran perusahaan.
Dalam tugasnya, Purchasing Staff bertanggung jawab untuk menentukan kebutuhan, mengidentifikasi pemasok, bernegosiasi, melakukan pemesanan, dan mengelola persediaan. Mereka memiliki peran kunci dalam mengendalikan biaya, meminimalkan risiko, dan meningkatkan kualitas dalam proses pengadaan perusahaan.
Baca juga: Staff Accounting: Pengertian, Skill, Tugas dan Tanggung Jawabnya
Tugas dan Tanggung Jawab Purchasing Staff
Purchasing Staff melaksanakan berbagai tugas harian yang mendukung operasi perusahaan. Beberapa tugas Purchasing Staff adalah sebagai berikut:
1. Penentuan Kebutuhan
Purchasing Staff harus bekerja sama dengan departemen yang memerlukan barang atau jasa untuk menentukan kebutuhan yang spesifik. Purchasing Staff harus memahami persyaratan departemen tersebut dan mencari solusi yang paling sesuai.
2. Identifikasi Pemasok
Mencari dan mengevaluasi pemasok potensial adalah salah satu tugas Purchasing Staff. Mereka harus memastikan pemasok memiliki reputasi yang baik dan dapat menyediakan barang atau jasa yang sesuai.
3. Negosiasi
Purchasing Staff harus memiliki kemampuan negosiasi yang baik. Mereka perlu bernegosiasi dengan pemasok untuk mendapatkan harga terbaik dan persyaratan yang menguntungkan perusahaan.
4. Pemesanan
Setelah kesepakatan tercapai, Purchasing Staff melakukan pemesanan barang atau jasa sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan.
5. Pengelolaan Persediaan
Mengelola persediaan adalah tanggung jawab Purchasing Staff. Mereka harus memastikan persediaan barang tetap terkendali dan tidak melebihi anggaran yang telah ditetapkan.
6. Memonitor Persediaan
Purchasing Staff harus selalu memantau persediaan barang yang ada dan memastikan tidak ada kekurangan.
7. Berkomunikasi dengan Pemasok
Mengadakan komunikasi rutin dengan pemasok untuk memastikan pengiriman barang berjalan lancar.
8. Meninjau dan Memperbarui Kontrak
Purchasing Staff harus secara berkala meninjau dan memperbarui kontrak dengan pemasok untuk memastikan persyaratan tetap sesuai.
9. Mengendalikan Biaya
Purchasing Staff berperan dalam mengendalikan biaya pengadaan barang dan jasa, yang memiliki dampak langsung pada keuntungan perusahaan.
10. Meminimalkan Risiko
Mengidentifikasi dan mengelola risiko terkait pengadaan barang dan jasa merupakan tanggung jawab Purchasing Staff.
11. Meningkatkan Kualitas
Purchasing Staff harus bekerja sama dengan pemasok untuk memastikan kualitas barang atau jasa yang diperoleh sesuai dengan standar yang diharapkan.
Baca juga: Promotor Adalah : Pengertian, Deskripsi dan Tugasnya dalam Sales
Skill yang Diperlukan Purchasing Staff
Pekerjaan Purchasing Staff memerlukan beragam skill untuk berhasil menjalankan tugas mereka dengan baik. Beberapa skill yang diperlukan termasuk:
1. Kemampuan Negosiasi
Purchasing Staff harus mampu bernegosiasi dengan pemasok untuk mendapatkan harga yang kompetitif dan persyaratan yang menguntungkan perusahaan.
2. Kemampuan Analitis
Kemampuan menganalisis data dan informasi adalah penting dalam proses pengadaan. Ini membantu dalam pengambilan keputusan yang bijak.
3. Komunikasi yang Baik
Kemampuan berkomunikasi dengan baik, baik secara tertulis maupun lisan, adalah skill yang penting. Ini membantu dalam bernegosiasi dan berinteraksi dengan departemen lain dalam perusahaan.
4. Pengetahuan Pasar
Purchasing Staff harus memahami pasar barang atau jasa yang mereka beli. Pengetahuan ini membantu dalam pemilihan pemasok yang tepat.
Baca juga: UX Designer Adalah : Pengertian, Tugas & Tanggung Jawab (Panduan UI UX)
Mau Berkarir Sebagai Purchasing Staff?
Staff purchasing adalah elemen penting dalam pengadaan barang dan jasa dalam suatu perusahaan. Mereka memegang peran strategis dalam memastikan perusahaan mendapatkan barang dan layanan yang diperlukan dengan efisien dan efektif.
Jika Arkawan berminat untuk berkarir sebagai Purchasing Staff, ada beberapa skill yang perlu kamu pertimbangkan dan persiapkan, seperti kemampuan negosiasi, analitis, komunikasi yang baik, dan pengetahuan pasar.
Arkawan bisa mulai mempelajari skill ini melalui kelas online Sukses Menjadi Purchasing Staff dari Arkademi. Melalui kelas ini, kamu akan dibimbing dari nol dan mendapatkan sertifikat yang bisa dicantumkan di CV. Tunggu apalagi? Daftar sekarang!
