Arkawan, sekarang banyak karyawan yang sudah memakai ChatGPT dan berbagai tools AI lain untuk bekerja, mulai dari menyusun email ke klien, membuat slide presentasi, sampai merapikan laporan dalam hitungan menit, tetapi di banyak perusahaan belum ada kebijakan resmi yang menjelaskan apa yang boleh dan tidak boleh, sehingga karyawan sering bingung soal data apa yang aman dimasukkan ke AI, pimpinan khawatir dengan keamanan dan kerahasiaan informasi, dan HR kerepotan ketika muncul masalah karena output AI. Di artikel ini kita akan membahas contoh kebijakan penggunaan ChatGPT dan AI di perusahaan yang bisa Arkawan jadikan referensi, lengkap dengan tips implementasi yang relevan dengan konteks Indonesia.
Tujuan Kebijakan Penggunaan AI di Perusahaan
Sebelum menulis pasal demi pasal, HR dan manajemen perlu menyepakati dulu tujuan kebijakan ini. Biasanya ada beberapa poin utama:
- Mendorong pemanfaatan AI secara produktif
Perusahaan mengakui bahwa AI seperti ChatGPT dan Gemini dapat membantu pekerjaan karyawan, selama dipakai secara bertanggung jawab. - Melindungi data dan informasi perusahaan
Kebijakan memastikan karyawan tidak sembarangan memasukkan data sensitif, data pelanggan, atau rahasia dagang ke layanan AI pihak ketiga. - Menjaga kualitas dan akurasi output
AI sering menghasilkan jawaban yang meyakinkan, tetapi belum tentu benar. Kebijakan menegaskan bahwa karyawan tetap bertanggung jawab melakukan pengecekan. - Mendefinisikan batasan dan tanggung jawab
HR, atasan langsung, dan karyawan sama sama jelas mengenai apa yang boleh, apa yang tidak boleh, dan siapa yang mengawasi.
Dengan tujuan yang jelas, kebijakan tidak terasa seperti larangan total, tetapi sebagai pagar pengaman.
Ruang Lingkup Kebijakan AI
Agar tidak rancu, kebijakan sebaiknya menjelaskan ruang lingkup. Misalnya:
- Berlaku untuk seluruh karyawan tetap, kontrak, dan intern.
- Mencakup penggunaan tools AI generatif seperti ChatGPT, Gemini, dan layanan serupa.
- Berlaku untuk perangkat kantor maupun perangkat pribadi yang dipakai untuk bekerja.
Ruang lingkup ini penting supaya HR punya dasar ketika melakukan sosialisasi dan penegakan aturan.
Contoh Aturan Penggunaan ChatGPT dan AI
Bagian ini biasanya menjadi inti kebijakan. Berikut contoh poin yang bisa diadaptasi.
1. Jenis Data yang Boleh dan Tidak Boleh Dibagikan
Kebijakan sebaiknya membagi kategori data menjadi:
- Data yang boleh digunakan
Misalnya ide umum, struktur outline, draf awal tulisan, atau contoh formulir tanpa identitas. - Data yang perlu disamarkan
Misalnya studi kasus internal yang diubah nama perusahaannya, atau data angka yang dihilangkan identitas pelanggannya. - Data yang dilarang keras dimasukkan ke AI
Misalnya:
-
- nomor KTP, NPWP, atau identitas pribadi karyawan dan pelanggan,
- rahasia dagang, formula bisnis, dan strategi internal,
- data keuangan yang belum dipublikasikan,
- dokumen hukum yang belum mendapat persetujuan manajemen.
Penjelasan bisa dibuat dalam bentuk tabel agar lebih mudah dipahami karyawan.
2. Kewajiban Review Manual
AI hanya boleh digunakan sebagai alat bantu, bukan pengganti pengambilan keputusan manusia. Beberapa prinsip yang dapat ditulis dalam kebijakan:
- Karyawan wajib membaca ulang dan mengedit hasil output AI sebelum dikirim ke pihak lain.
- Keputusan penting (misalnya keputusan HR, keuangan, atau hukum) tidak boleh dibuat hanya berdasarkan hasil AI.
- Atasan langsung berhak meminta penjelasan mengenai proses yang dilakukan karyawan dan sumber informasi yang digunakan.
3. Batasan Penggunaan untuk HR dan Rekrutmen
Untuk HR, ada beberapa poin tambahan yang penting:
- AI boleh membantu menyusun draft iklan lowongan, email ke kandidat, dan outline pertanyaan interview.
- Penilaian kandidat tetap harus mempertimbangkan standar kompetensi dan diskusi dengan hiring manager.
- Jika menggunakan sistem AI khusus rekrutmen seperti LUNA, data kandidat disimpan dalam sistem perusahaan, bukan di tools AI umum.
Dengan pembagian ini, HR bisa memanfaatkan kecepatan AI tanpa mengabaikan fairness dan akuntabilitas.
4. Akses dan Akun Resmi
Kebijakan juga perlu menjelaskan:
- Apakah perusahaan menyediakan akun resmi untuk ChatGPT, Gemini, atau tools AI tertentu.
- Penggunaan akun pribadi untuk urusan kantor perlu persetujuan atasan.
- Pengelolaan password dan keamanan akses tetap mengikuti kebijakan IT perusahaan.
Proses Penyusunan dan Sosialisasi Kebijakan
Kebijakan yang bagus tidak hanya kuat di dokumen, tetapi juga masuk akal di lapangan. HR bisa mengikuti langkah berikut:
- Diskusi dengan IT, Legal, dan perwakilan bisnis
Tujuannya agar kebijakan sejalan dengan aspek keamanan, hukum, dan kebutuhan operasional. - Membuat draf sederhana terlebih dulu
Tidak perlu langsung lengkap. Lebih baik punya versi awal yang bisa diuji daripada menunggu dokumen sempurna. - Melakukan uji coba di beberapa tim
HR dapat memilih satu atau dua divisi untuk mencoba aturan ini, lalu mengumpulkan masukan. - Melakukan sosialisasi bertahap
Selain mengirim dokumen, adakan sesi tanya jawab singkat agar karyawan memahami contoh nyata dan batasannya. - Meninjau kebijakan secara berkala
Teknologi AI berkembang cepat. HR sebaiknya menjadwalkan review rutin, misalnya setiap 6 atau 12 bulan.
Dengan cara ini, kebijakan tidak terasa menghambat, tetapi justru membantu karyawan memakai AI dengan lebih percaya diri.
Contoh Paragraf Kebijakan Singkat
Berikut contoh paragraf yang bisa dijadikan inspirasi dalam dokumen resmi perusahaan:
“Perusahaan memperbolehkan penggunaan layanan kecerdasan buatan generatif (misalnya ChatGPT, Gemini, dan layanan sejenis) untuk mendukung produktivitas kerja sehari hari. Karyawan wajib menjaga kerahasiaan informasi dan tidak memasukkan data pribadi, data pelanggan, atau rahasia perusahaan ke dalam layanan tersebut. Hasil output AI harus selalu ditinjau ulang oleh karyawan yang bersangkutan dan tidak dapat dijadikan satu satunya dasar pengambilan keputusan bisnis.”
Tentu isi dan redaksi dapat disesuaikan dengan konteks perusahaan masing masing.
Peran HR dan LUNA AI dalam Penggunaan AI yang Sehat
Di tengah maraknya pemakaian AI, HR memegang peran penting sebagai pengarah budaya kerja yang sehat. HR dapat:
- memberikan pelatihan singkat tentang cara memakai ChatGPT dan AI dengan aman,
- menyediakan contoh prompt yang sesuai dengan kebutuhan kerja,
- mengarahkan penggunaan AI umum untuk pekerjaan teks dan ide,
- mengarahkan penggunaan sistem seperti LUNA AI untuk proses rekrutmen yang membutuhkan pencatatan dan audit trail.
LUNA AI membantu HR menjaga data kandidat tetap tersimpan terstruktur di sistem perusahaan. HR dan hiring manager bisa memanfaatkan AI untuk screening dan penilaian, tetapi jejak keputusan tetap jelas dan dapat ditinjau ulang.
Penutup: AI Dipakai, Bukan Dilarang
Inti dari kebijakan penggunaan ChatGPT dan AI di perusahaan adalah mengatur, bukan melarang. Karyawan sudah dan akan terus memakai AI untuk bekerja. Dengan kebijakan yang jelas, perusahaan bisa mendapatkan manfaat produktivitas, sekaligus menjaga keamanan data dan kualitas keputusan.
Jika Arkawan ingin melihat bagaimana AI dapat dipakai secara lebih terarah di proses rekrutmen, kamu bisa mencoba LUNA AI untuk satu siklus rekrutmen terlebih dahulu.
