Cara Membalas Email HRD, Lengkap Beserta Contohnya!

Cara membalas email HRD adalah langkah pertama yang signifikan dalam proses rekrutmen. Meresponsnya dengan baik dapat membuat perbedaan besar dalam bagaimana kamu dipandang oleh para rekruter. 

Dalam artikel ini, kita akan menjelajahi cara membalas email HRD, lengkap dengan contoh-contohnya. Ingatlah, kesan pertama bisa menjadi faktor penentu, jadi mari kita pelajari bagaimana merespons email HRD dengan benar.

Pentingnya Memahami Email HRD

Sebelum kita masuk ke detail tentang cara membalas email HRD, penting untuk memahami mengapa email dari HRD memiliki peran penting dalam proses rekrutmen. 

Email ini adalah pintu gerbang menuju kesempatan pekerjaan yang kamu inginkan. Cara kamu meresponsnya dapat mencerminkan profesionalisme dan komitmenmu dalam bekerja.

Tips Cara Membalas Email HRD

Berikut adalah langkah-langkah cara membalas email dari HRD yang baik dan benar:

1. Membaca dengan Teliti

Saat kamu menerima email dari HRD, pastikan untuk membacanya dengan teliti. Perhatikan setiap detail, termasuk instruksi dan informasi yang diberikan.

2. Segera Merespons

Usahakan untuk membalas email HRD dalam waktu yang wajar setelah menerimanya. Hal ini menunjukkan responsibilitas dan antusiasme terhadap peluang tersebut.

3. Memulai dengan Sapaan yang Sopan

Mulailah email dengan sapaan yang sopan seperti “Pak/Bu [Nama HRD],”. Ini menunjukkan penghormatan dan kesopanan dalam berkomunikasi.

4. Memperkenalkan Diri dengan Singkat

Jika belum pernah bertemu sebelumnya, perkenalkan dirimu secara singkat. Sebutkan nama, latar belakang pendidikan, dan pengalaman kerja singkat (jika relevan).

5. Menyampaikan Rasa Terima Kasih

Ungkapkan rasa terima kasihmu atas kesempatan yang diberikan untuk mengikuti proses seleksi. Tunjukkan apresiasimu terhadap waktu dan perhatian yang diberikan oleh HRD.

6. Menyampaikan Kesiapan untuk Proses Seleksi

Pastikan untuk menyatakan kesiapanmu untuk mengikuti seluruh proses seleksi. Ini termasuk wawancara, tes, atau tahapan lainnya. Beri konfirmasi jadwal jika diminta.

7. Menyampaikan Informasi Tambahan (jika diperlukan)

Jika HRD meminta informasi tambahan, pastikan untuk menyediakannya dengan jelas dan lengkap. Hal ini menunjukkan kerjasamamu dalam proses rekrutmen.

8. Bertanya Jika Ada Hal yang Kurang Jelas

Jangan ragu untuk bertanya jika ada hal-hal yang belum jelas dari email HRD. Ini menunjukkan ketertarikan dan keseriusanmu dalam mengikuti proses seleksi.

9. Mengakhiri dengan Sapaan Hormat

Selesaikan email dengan sapaan hormat seperti “Hormat saya, [Nama Kamu]”. Pastikan untuk memberikan tanda tangan elektronikmu jika memungkinkan.

10. Periksa Kembali Sebelum Mengirim

Sebelum mengirim email, pastikan untuk memeriksa kembali tata bahasa, ejaan, dan kesalahan lainnya. Pastikan bahwa pesanmu jelas dan profesional.

Baca juga: 10 Urutan Berkas Lamaran Kerja dan Persyaratannya Supaya Dilirik HR

Contoh Cara Membalas Email HRD

Setelah mengetahui bagaimana cara membalas email HRD yang baik dan benar, selanjutnya Arkawan juga perlu mengetahui bagaimana contoh isi email untuk membalas pesan dari HRD. Berikut adalah 10 contoh cara membalas email dari HRD:

1. Menyampaikan Rasa Terima Kasih

Terima kasih banyak atas emailnya, Pak [Nama HRD]. Saya sangat senang menerima undangan untuk wawancara. Saya pasti akan hadir pada tanggal yang telah ditentukan.

2. Konfirmasi Jadwal Wawancara

Bu [Nama HRD], terima kasih atas undangan wawancara. Saya dengan senang hati mengonfirmasi bahwa saya akan hadir pada hari [Tanggal] pukul [Jam] di [Alamat Kantor]. Terima kasih.

3. Request Jadwal Alternatif

Selamat pagi, Pak [Nama HRD]. Saya berterima kasih atas undangan wawancara. Namun, saya memiliki komitmen pada hari [Tanggal] dan meminta jadwal alternatif jika memungkinkan.

4. Menyampaikan Lampiran Resume

Bu [Nama HRD], terima kasih atas permintaan tambahan informasi. Saya telah melampirkan resume terbaru saya dalam email ini.

5. Menyusun Pertanyaan

Pak [Nama HRD], apakah saya boleh menyampaikan beberapa pertanyaan terkait posisi yang saya lamar? Saya ingin memahami lebih dalam tentang tugas dan tanggung jawabnya.

6. Request Informasi Lebih Lanjut

Bu [Nama HRD], apakah Anda dapat memberikan informasi lebih lanjut tentang proses seleksi ini? Saya ingin mempersiapkan diri sebaik mungkin.

7. Menyampaikan Data Tambahan

Terima kasih atas permintaan tambahan informasi. Saya lulus dari [Nama Universitas] dengan gelar [Gelar Kamu] dan memiliki pengalaman kerja selama [Jumlah Tahun].

8. Konfirmasi Ketersediaan Referensi

Pak [Nama HRD], saya akan senang memberikan referensi jika diperlukan. Mohon beri tahu saya jika Anda membutuhkannya.

9. Menyampaikan Kesediaan untuk Tes Tertulis

Bu [Nama HRD], saya siap mengikuti tes tertulis jika itu adalah bagian dari proses seleksi. Mohon informasikan detailnya.

10. Penutupan Positif

Terima kasih sekali lagi atas kesempatan ini. Saya sangat antusias untuk bergabung dengan tim [Nama Perusahaan] dan berkontribusi. Sampai jumpa di wawancara, Bu [Nama HRD].

Baca juga: Cara Membuat Portofolio Lamaran Kerja untuk Fresh Graduate dan Contohnya

Contoh Balasan Email HRD Lengkap

Subject: Re: Undangan Wawancara – [Nama Kamu]

Pak/Bu [Nama HRD],

Saya [Nama Kamu], dengan senang hati menerima undangan wawancara dari [Nama Perusahaan]. Saya sangat berterima kasih atas kesempatan ini.

Saya siap untuk mengikuti wawancara sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. Jika ada persiapan tambahan yang diperlukan, tolong beri tahu saya.

Terima kasih sekali lagi dan saya sangat berharap dapat bertemu dengan tim [Nama Perusahaan].

Hormat saya, [Nama Kamu]

Semua contoh di atas adalah cara-cara yang berbeda untuk membalas email dari HRD dengan sopan dan profesional. Pilih yang sesuai dengan situasimu saat membalas email HRD.

Baca juga: Cara Membuat Surat Lamaran Kerja Online, Mudah dan Ampuh

Masih Ragu untuk Membalas Email HRD?

Membalas email HRD adalah langkah awal yang penting dalam perjalanan menuju pekerjaan impianmu. Dengan memahami pentingnya merespons email HRD dengan baik, kamu dapat membuat kesan yang positif dan meningkatkan peluangmu dalam proses seleksi. 

Pada dasarnya, HRD memiliki kemampuan untuk menilai kandidat dengan sangat detail. Oleh karenanya, penting untuk tetap profesional dan tegas dalam menjalani proses ini. 

Jika Arkawan ingin mengetahui lebih dalam tentang profesi HRD, Arkawan bisa memulainya dengan mengikuti kelas People and Culture: Pelatihan HR Generalist untuk Pemula. 

Ingatlah, setiap email yang kamu kirimkan adalah kesempatan untuk menunjukkan komitmen dan profesionalisme-mu kepada recruiter. Semoga berhasil dalam perjalanan mencari pekerjaan!