Begini Akrobat Keuangan di Startup

Enam bulan memimpin Arkademi sebagai sebuah badan usaha sejak September 2018, saya mendapatkan pelajaran yang sangat berharga tentang pengelolaan keuangan sebuah perusahaan rintisan bidang teknologi (tech startup). Ini bukan pengalaman pertama saya memimpin dan mengelola badan usaha. Sudah keempat kalinya. Namun mengelola tech startup sungguh memberikan wawasan yang berbeda.

Sejak dulu saya sangat cermat menggunakan uang dalam usaha. Teman-teman menyebut saya pelit. Tidak masalah. Karena saya selalu memelihara kesadaran bahwa penyebab utama bubarnya sebuah perusahaan adalah karena kehabisan uang. Bak kendaraan, uang adalah bahan bakar. Tanpa bahan bakar mustahil kendaraan bisa berjalan ke tujuannya. Kesadaran ini sudah mirip paranoia bagi saya. Sehingga saya selalu menjaga Arkademi seramping mugkin agar ia punya bahan bakar yang cukup untuk tiba di titik emasnya.

Menjual produk inovasi, terutama teknologi, perlu pengelolaan keuangan yang berbeda dengan perusahaan dengan produk mainstream.

Produk inovasi perlu masa adopsi karena orang tidak serta-merta membeli karena sesuatu itu baru dan canggih. Dalam masa adopsi diperlukan magnet yang umumnya berhubungan langsung dengan finansial: gratis atau insentif. Ketika sesuatu gratis atau diberikan insentif, maka pendapatan perusahaan nol. Bahkan bisa minus. Sementara belanja, biaya atau beban terus berjalan. Ketika perusahaan berjalan, setiap hari pasti ada uang terbakar (digunakan).

Oleh karena itu tidak cukup bagi pemimpin startup untuk memastikan perusahaannya punya bahan bakar yang cukup. Tapi juga mengestimasi kapan bahan bakar itu akan habis. Biasa disebut runway yang ukuran umumnya per tahun fiskal. Pemimpin startup harus memastikan bahan bakar itu cukup sampai mereka mendapat tambahan bahan bakar lagi dalam bentuk pendapatan atau investasi baru.

Mengelola belanja sebuah tech startup bak akrobat: riang, tegang, berisiko, dan perlu kecakapan. Berikut ini saya akan membagikan pengalaman mengelola belanja, biaya, atau beban keuangan di Arkademi.

BIAYA PRODUKSI YANG RENDAH

Mungkin ini satu-satunya atribut dalam buku keuangan yang bisa bikin pengelola tech startup kegirangan. Biaya produksi amat sangat rendah. Biaya produksi yang saya maksud di sini adalah biaya yang kita bayarkan kepada pemasok untuk membuat produk. Kalau di industri internet pemasok kita umumnya adalah jasa hosting atau tool yang wajib dipakai agar produk bisa digunakan. Kalau anda punya usaha kuliner, maka biaya produksi adalah pembelian bahan baku makanan.

Produk berbasis internet dikenal memiliki keunggulan biaya produksi yang rendah ini. Cost to duplicate-nya sangat rendah. Mau dipakai 100 user atau 10.000 user biayanya cenderung sama. Arkademi menggunakan infrastruktur cloud hosting kombinasi Google Cloud dan AWS yang bisa auto-scale. Dijamin tak akan akan kehabisan resource bila peak. Biayanya sangat terjangkau untuk sebuah usaha rintisan. Keunggulan seperti ini tidak terjadi di bisnis non-internet dimana biaya produksi akan naik seiring output.

SPORT JANTUNG DI BELANJA SDM

Keriangan di biaya produksi tadi akan berubah jadi tangisan begitu melihat komponen upah di biaya operasional. Rasanya komponen ini yang paling membedakan aspek finansial antara startup berbasis teknologi dengan yang bukan.

Tech startup adalah perusahaan padat karya. Nilai utamanya terletak pada manusia. Teknologi adalah ilmu dan kecakapan yang kompleks dan pasokan SDM-nya tidak sebanyak industri lain yang sudah matang.

Jadi, dapat SDM ‘skill Jakarta gaji Solo’ mirip utopia bagi tech startup. Gajinya tidak ada yang murah. Tidak seperti kita buka usaha warung dimana pelayan atau tukang masak bisa digaji di bawah UMR atau ‘import’ dari desa.

Jangan berharap anda bisa dapat programmer dengan pengalaman di atas 3 tahun dengan gaji UMR — bahkan di Jakarta pun UMR Rp 4,8 juta. Gaji rata-rata programmer di Jakarta level medium berkisar Rp 7-10 juta. Kalau anda punya 3 programmer, ya tinggal dikali saja. Gaji 1 orang programmer di Arkademi setara dengan gaji 3-4 karyawan di perusahaan saya dulu (non-tech).

Mungkin anda beranggapan bahwa sebaiknya rekrut programmer junior atau fresh graduate saja agar upahnya lebih terjangkau. Teorinya sih begitu. Tapi programmer yang tidak cakap akan menimbulkan setidaknya 2 dampak: lambatnya pengembangan dan menguras sumber daya lain.

Bila satu-satunya musuh sebuah startup adalah ‘waktu’, maka lambatnya pengembangan (development) adalah pencetusnya. Programmer yang tidak cakap akan lambat menyelesaikan tugasnya. Dalam proses itu waktu terus berjalan dan uang terus terbakar — terutama biaya operasional. Makin lambat si programmer menyelesaikan tugas, makin banyak uang yang ‘ia bakar’.

‘Teori’ lain menyebutkan: ‘kalau begitu diajari dong, programmernya!’. Di sinilah lahir dampak kedua: mengajari itu menguras sumber daya — waktu dan tenaga SDM lain. Waktu yang dihabiskan oleh kolega untuk mengajari akan membuat koleganya tersebut tidak maksimal mengerjakan tugasnya. Melambatkan kerja tim. Akhirnya semua jadi tidak achieve pada deadline. Itu sebabnya programmer kelas A hanya mau bekerja bersama programmer kelas A yang lain. Karena bekerja bersama programmer kelas B akan menyusahkannya.

Ada juga ‘teori’ yang lebih populer: bekerja remote. Kantor di Jakarta, programmer di Jogja atau Malang. Bukan cuma upah lebih terjangkau, tapi biaya operasional bisa ditekan.

Di dunia yang sempurna teori di atas bisa terjadi: hire programmer bekerja remote dan semua akan baik-baik saja. Tapi kita tidak hidup di dunia seperti itu.

Dalam sebuah perusahaan rintisan setiap orang di dalamnya perlu berinteraksi lebih intens agar bisa achieve lebih cepat dengan requirement yang ditentukan. Interaksi fisik diperlukan terutama untuk banyak hal yang konsultatif. Kinerja dan progres perlu dipantau langsung. Bukan karena kita tidak percaya kepada anggota tim. Namun agar bisa mendapatkan fakta lebih cepat sehingga kita bisa segera menentukan respon. Misalnya, seorang programmer kesulitan memecahkan sebuah masalah, maka atasan atau rekan setim bisa langsung membantu. Hal seperti ini sulit terjadi bila pekerjaan dilakukan remote. Dan ingat, programmer pada umumnya adalah individu introvert. Mereka tidak berkomunikasi bila dirasa tidak perlu — bahkan ketika mengalami kesulitan.

Mungkin ada yang berpendapat kalau programmer tidak bagus ya diberhentikan saja, cari yang lain. Pendapat ini benar kalau anda adalah Gojek, Tokopedia, Google, atau Facebook. Ribuan programmer hebat mengantre karena nama dan upah besar. Tapi bila nama merk pun masih asing dan upah pas-pasan, teori ini tidak valid. Mengurangi satu pekerja pasti berdampak pada operasional. Melakukan perekrutan jelas butuh waktu (dan uang). Ketika sudah direkrut pun perlu orientasi dan proses bagi karyawan on-boarding. Jadi, tidak semudah itu, Ferguso.

TANPA WINDOW DRESSING DI BELANJA ASET

Belanja barang untuk tech startup itu bikin sakit hati. Mahal! Hanya mereka yang bukan programmer yang bilang bahwa untuk coding hanya perlu komputer atau laptop dengan spesifikasi minimal. Karena berpikir programming hanya ketak-ketik kode saja. Programming saat ini bekerja dengan framework yang variatif dan memerlukan resource komputasi yang tidak kecil. Apalagi untuk mobile programming yang memiliki aplikasi studio dan emulator. Minimal i7 ram 8 GB yang harganya belasan juta. Ditambah lagi bila startup itu juga bergerak di bidang konten multimedia.

Meningkatnya anggaran belanja barang secara drastis ketika kita mulai mengembangkan mobile app. SDM dan alat-alatnya mahal. Terutama bila mengembangkan aplikasi iOS. Harus punya Apple Mac dan iPhone yang perlu anggaran minimal Rp 25 juta.

Urusan belanja barang ini juga dilematis dalam pembukuan. Umumnya, belanja barang akan diklasifikasikan ke dalam aktiva tetap sebagai aset. Sehingga bebannya dibagi per bulan sebagai penyusutan hingga 2-5 tahun. Laporan keuangan jadi tampak bagus karena beban tidak menumpuk di 1 bulan. Tapi ini hanya ‘tampak bagus’. Window dressing. Riilnya uang tetap keluar sekaligus dari kas. Buat apa disusutkan 2 tahun kalau tahun depan tutup karena kas habis?

PROMOSI YANG BONCOS

Salah satu cost center di usaha rintisan adalah biaya promosi atau iklan. Umumnya untuk iklan digital seperti Facebook Ads atau Google Adwords. Dalam buku keuangan pasti ada akun Biaya Penjualan. Iklan, kegiatan marketing, promosi dll, masuk ke akun ini.

Mengelola akun Biaya Penjualan ini juga bikin sport jantung. Customer acquistion cost (CAC) makin lama harus makin rendah, bukan sebaliknya. Atau, CAC harus makin rendah terhadap customer value. Return of Investment (RoI) harus ditekan terus. Misal, kalau bulan lalu mengeluarkan biaya iklan Rp 1 juta untuk mengakuisisi 1.000 user baru, maka bulan depan iklan Rp 1 juta harus bisa mengakuisisi 2.000 user baru. Artinya, CAC turun dari Rp 1.000/user menjadi Rp 500/user. Celaka kalau malah naik misalnya jadi Rp 2.000/user.

Masalahnya, beriklan digital itu mirip ‘main game’. Atau berjudi. Tricky dan membuat penasaran. Tiap hari hasilnya bisa berubah. Kalau kontrol tidak ketat dan tak paham menghitung biaya akuisisi, bisa jebol. Boncos kata anak-anak internet marketing. Tapi, biasanya makin boncos makin penasaran. Sampai sadar uang sudah menipis.

Dalam periklanan saya punya prinsip: bila pertumbuhan mengandalkan iklan, berarti ada yang tidak beres.

Setiap usaha harus mampu bertumpu pada pertumbuhan organik. Iklan hanya digunakan untuk mempercepat proses validasi (yang waktunya singkat) dan mengakselerasi mesin pertumbuhan organik yang telah tervalidasi.

Startup yang business modelnya B2C (business to consumer) atau C2C (consumer to consumer) ancaman Biaya Penjualan ini lebih tinggi dibanding yang B2B (business to business). Karena pada prinsipnya mengakuisisi satu customer itu butuh biaya. Biaya akuisisi biasanya linier dengan jumlah customer yang diakuisisi. Makin banyak customer yang hendak diakuisis, impresi terus diperluas yang artinya biaya terus bertambah. Sementara dengan model B2B impresi hanya perlu dilakukan secara terbatas atau bahkan tanpa iklan.

PEOPLE FOLLOW THE JOB

Kesimpulannya, dari 6 bulan mengelola tech startup saya menemukan bahwa cost center ada 3: upah, belanja aset, dan biaya penjualan.

Untuk mengelola upah, prinsip pertama rekrutmen di Arkademi adalah: people follow the job. Job-nya harus ada dulu, baru merekrut.

Bukan sebaliknya: merekrut dulu lalu job-nya diada-adakan. Yang disebut dengan job adalah sebuah kegiatan penciptaan nilai yang secara mandatory dibutuhkan oleh perusahaan pada tahapan bisnisnya, dilakukan secara rutin, dan tak bisa lagi dikerjakan oleh karyawan lain. Contohnya: sampai sekarang Arkademi belum punya tenaga admin, baik umum maupun keuangan. Buat apa ada admin kalau pekerjaan itu belum terlalu rutin dan masih bisa saya kerjakan sendiri? Menambah seorang admin di Arkademi pada tahapan ini bukan hanya menambah biaya, tapi bisa-bisa produktivitasnya rendah dan dapat mempengaruhi iklim kerja perusahaan.

Prinsip kedua adalah: fire fast, hire slow. Kami tidak pernah terburu-buru melakukan rekrutmen. Prinsip people follow the job harus ditegakkan dulu. Harus ada dulu pekerjaannya dan ditentukan road map-nya minimal 1 tahun. Setelah itu melakukan penyaringan dengan model ‘beauty contest’. Bila setelah di-hire dalam waktu tertentu ternyata tidak sesuai ekspektasi, maka harus ‘tega’ melepas dengan cepat sebelum lebih banyak uang terbakar dan mempengaruhi iklim kerja.

Mengelola jumlah karyawan lebih mirip seni. Karena startup harus memiliki jumlah SDM yang ramping agar bisa lincah bergerak, sekaligus cukup untuk membuat perusahaan berkembang. Seberapa ‘ramping agar lincah’ dan ‘cukup agar berkembang’ ini tidak ada ukuran pasti. Ia diperlukan kepekaan yang intens.

Tim di Arkademi hingga hari ini hanya 5 orang. 2 orang full stack developer. 2 content producer. Dan 1 orang chief everything officer, saya sendiri, yang bertugas membantu 4 orang lainnya.

KULTUR MACGYVER

Tech startup adalah industri kreatif. Maka orang-orang di dalamnya wajib kreatif. Hal ini penting untuk menekan belanja barang. Barang yang diperlukan kalau bisa tidak usah beli. Bikin saja. Kami baru-baru ini membuat sendiri sebuah teleprompter dengan biaya total Rp 1,5 juta. Di pasaran barang ini harga minimalnya Rp 25 juta. Fungsinya berjalan setara sesuai ekspektasi. Ini kultur MacGyver: kreativitas yang fokus pada hasil yang ingin dituju, bukan fokus pada alatnya. Karena sebuah hasil bisa dicapai lewat berbagai macam cara. Untuk memiliki kultur ini perlu dikembangkan kemampuan memecahkan masalah kompleks, kreativitas, kecerdikan, dan kemampuan rekayasa (engineering).

Kalaupun akhirnya harus membeli, maka fokuslah pada apa yang ingin dicapai dan standar yang wajar. Misal dalam memilih kamera untuk memproduksi video learning. Kita akan dihadapkan pada sangat banyak pilihan. Mulai kamera seharga Rp 5 juta sampai yang Rp 100 juta. Memilih barang bukan soal kita punya bujet berapa. Tapi apa yang ingin dicapai dan standar yang mesti dipenuhi. Misal kamera ini digunakan untuk mengambil video mentor di depan green screen dalam studio dengan pencahayaan yang baik. Maka tidak harus membeli kamera DSLR seharga belasan juta. Overspec namanya. Dengan kamera mirrorless seharga Rp 6-8 juta hasilnya sudah memenuhi standar yang wajar.

Kreatif dalam persuasi juga penting. Misalnya, kreatif merayu seorang karyawan (yang kebetulan teman) membeli laptop Asus ROG seharga Rp 17 juta untuk ia gunakan bekerja. Hahaha…

CUSTOMER VALUE TINGGI

Di Arkademi kami mengkombinasikan business model C2C dan B2B yang keduanya bertumpu pada pertumbuhan organik. Kalaupun Arkademi beriklan objective utamanya belum ke conversion, tapi impression untuk meningkatkan impresi atau klik. Karena di masa adopsi metrik utama dan customer journey di Arkademi adalah awareness. Sementara conversion dititikberatkan pada optimasi di landing page lewat UX.

Secara finansial dan jumlah pengguna, sebenarnya Arkademi (akan) bertumpu pada model bisnis B2B. Model ini biaya penjualannya tidak bikin sakit kepala seperti C2C. Tapi kompleks dan memakan waktu dalam proses akuisisinya. Namun kompleksitas itu akan terbayar dengan customer value yang besar dan akuisisi user secara masif serentak. Bahkan dengan biaya penjualan yang besar pun pasti akan terbayar berkali-kali lipat dengan customer value dan retention yang tinggi.

***

Mengelola keuangan perusahaan bukan sekadar sains. Akuntansi memang telah memiliki standarnya sendiri, namun mengelola uang selamanya juga adalah sebuah seni. Ia tak bisa serta-merta diduplikasi dari satu usaha ke usaha lain. Karena tidak ada usaha yang benar-benar sama.

Banyak orang bilang: kalau jadi pengusaha jangan jujur, kalau jujur jangan jadi pengusaha. Prinsip apapun yang hendak dipakai dalam mengelola keuangan, angka tidak pernah bohong. (*)